Theorie:
Die Organisation beinhaltet alle Maßnahmen zur Übertragung der Planung in die betriebliche Praxis. Ihre Aufgabe ist es also, alle Tätigkeiten eines Unternehmens zu koordinieren und nach außen als einheitliches Ganzes in Erscheinung zu treten.
Anders formuliert: die Regelung einer Betriebsorganisation betrifft das "Wer" (z. B. welche Stelle im Betrieb ist für eine Entscheidung zuständig; wer hat wem zu berichten oder wen zu informieren) und das "Wie" (z. B. welche Belege werden erstellt; nach welchen Regeln ist die Verwaltungsarbeit zu erledigen).
Anders formuliert: die Regelung einer Betriebsorganisation betrifft das "Wer" (z. B. welche Stelle im Betrieb ist für eine Entscheidung zuständig; wer hat wem zu berichten oder wen zu informieren) und das "Wie" (z. B. welche Belege werden erstellt; nach welchen Regeln ist die Verwaltungsarbeit zu erledigen).
Abb. 1: Aufgaben müssen klar verteilt sein
Die Betriebsorganisation muss daher folgenden Zielen und Grundsätzen gerecht werden:
Die Betriebsorganisation muss daher folgenden Zielen und Grundsätzen gerecht werden:
- Sie muss einfach, klar und überschaubar sein. Komplizierte Organisationsstrukturen sind krisenanfällig, schwerfällig und schlecht kontrollierbar. Zum Beispiel sollen alle Mitarbeitenden nur von einer vorgesetzten Person Weisungen erhalten dürfen.
- Sie muss wirtschaftlich sein.
- Sie muss flexibel sein, um sich neuen Entwicklungen anpassen zu können.
- Sie muss stabil sein, damit die betriebliche Leistungserstellung trotz auftretender Krisen und Störungen gesichert ist.
- Sie muss sich an den betrieblichen Zielen und Aufgaben orientieren.
- Die Organisation eines Betriebs darf sich nicht bloß auf Meinungen berufen, sondern muss sich auf verlässliche Fakten stützen.
- Sie muss auf den Menschen eingehen und ihm für Initiative und Entwicklung Raum lassen.
- Sie muss für optimale Arbeitsbedingungen sorgen: zum Beispiel durch Mitbestimmungsrechte der Arbeitnehmenden, Arbeitsplatzgestaltung oder ein gutes Betriebsklima.
Zusammengefasst: Die Aufgabe einer betrieblichen Organisation ist, eine sinnvolle Abstimmung der betrieblichen Funktionsbereiche sowie eine Festlegung der Aufgaben- und Kompetenzbereiche der Mitarbeitenden zu erreichen, um so mit geringsten Kosten die größtmögliche Leistung des Gesamtunternehmens zu erreichen.
Um dieses Ziel zu erreichen, unterscheidet man zwei verschiedene Arten der Organisation: Aufbauorganisation und Ablauforganisation.
Um dieses Ziel zu erreichen, unterscheidet man zwei verschiedene Arten der Organisation: Aufbauorganisation und Ablauforganisation.
Aufbauorganisation
Sie legt den Unternehmensaufbau, also die Betriebshierarchie, fest, wie zum Beispiel Unternehmensleitung, Abteilungsleitung, Sachbearbeitung, etc.
Dabei wird zunächst festgestellt, welche Aufgaben im Rahmen eines Arbeitsgebietes überhaupt anfallen. Dann werden diese Aufgaben auf Stellen (Arbeitsplätze) aufgeteilt.
Ein wichtiges Mittel beim Erstellen einer Aufbauorganisation ist die Stellenbeschreibung. Darin werden die Aufgaben, die Verantwortung, die Weisungsbefugnisse und die Unterstellung genau festgelegt.
Ablauforganisation
Sie regelt die Gliederung und die Inhalte der Arbeitsabläufe innerhalb der Struktur der Aufbauorganisation sowie den Kommunikationsfluss. Mit anderen Worten: die Ablauforganisation soll im Wesentlichen die folgenden Fragen klären:
- Wann sind die einzelnen Aufgaben zu erfüllen?
- Wo sind sie durchzuführen?
- Womit ist die Aufgabe zu bewältigen?
Abb. 2: Wie ist eine Aufgabe zu bewältigen? Dies ist unter anderem Inhalt der Ablauforganisation.
Die Wirklichkeit im Betrieb hält sich nicht immer an die schönen Theorien der Aufbau- und Ablauforganisation. Häufig bilden sich neben den offiziellen Regeln und Abläufen sogenannte informelle Organisationsstrukturen.
Beispiele dafür sind etwa:
- Aufgrund von besonderen Charaktereigenschaften entstehen "graue Eminenzen" oder "informale Führungspersonen": Frau Müller, Leiterin der Personalverrechnung, ist durch ihre leutselige Art bei allen Mitarbeitenden sehr beliebt. Ihr Rat wird daher auch in der Einkaufsabteilung (für die sie auf Grund der Betriebsorganisation gar nicht zuständig ist) gern in Anspruch genommen.
- Aufgrund persönlicher Bekanntschaften entstehen informelle Kommunikationswege: Ing. Maier, Leiter der Produktion, und Herr Mader, Gebietsvertreter für Salzburg, gehen beispielsweise zusammen segeln und haben infolge ihrer guten Kontakte schon viele Kundenprobleme auf kurzem Weg (unter Umgehung der eigentlichen Betriebsorganisation) bereinigt.
- Bedingt durch komplizierte offizielle Regelungen entstehen oft informale, vereinfachte Normen: Statt bei einem Maschinenschaden den langwierigen Instanzenweg zur Betriebsleitung einzuhalten, ersucht Vorarbeiterin Huber den Hauselektriker direkt um die Überprüfung der elektrischen Anlage.
Solche informellen Strukturen sollten rechtzeitig erkannt und vielleicht sogar in die Organisation eingebunden werden, um deren positive Effekte zu nutzen und die negativen zu vermeiden.
Quellen:
Roland, M. (Hrsg.): GEOGRAPHIE. Lehrbrief 9, Dr. Roland GmbH, Auflage 7/2015, Wien
https://pixabay.com/de/richtung-wegweiser-weg-entscheidung-1033278/ (21.7.2016)
https://pixabay.com/de/frog-grün-tier-amphibien-denken-48234/ (21.7.2016)